This site requires JavaScript to be enabled
Seges Software
1065 visninger

FAQ

De mest stillede spørgsmål, vil vi her forsøge at svare på – har du spørgsmål som mangler på listen er du altid velkommen til at kontakte ø90support@seges.dk 

e-faktura

 

Hvad er en e-faktura?

 

En e-faktura er en elektronisk udgave af en faktura. Du modtager dagligt de fakturaer, dine leverandører har sendt. Rent teknisk overføres fakturaen i et filformat (OIOUBL), som bliver behandlet i e-faktura, hvorfra data kan læses og behandles.
Du kan ved hjælp af et enkelt klik afgøre om fakturaen stemmer overens, med hvad du har handlet, om fakturaen skal bogføres, samt om fakturaen skal betales. Alt i en arbejdsgang. Dette betyder, at du ikke længere skal samle alle dine bilag sammen sidst på måneden for at bogføre dem.

 

 

Hvad koster e-faktura?

 

Prisen på e-faktura er individuelt fastsat hos de enkelte DLBR-virksomheder. Kontakt derfor den ansvarlige hos din DLBR-virksomhed og få en uforpligtende snak.

 

 

Hvad er fordelen ved at bruge e-faktura?

 

Du kan ved hjælp af PC, tablet eller smartphone kontere, betale og arkivere dine bilag ved hjælp af et klik. Du kan på farten også hurtigt få et overblik over dit likviditetsbehov i nær fremtid.

 

 

Hvem kan bruge e-faktura? 

 

Alle virksomheder kan få gavn af e-faktura. Hvad enten det er landbrug eller andre erhverv. Det er muligt at udlæse dataene til andre økonomisystemer, så de kan håndteres derfra. Der er en naturlig sammenhæng til DLBRs økonomisystem Ø90, hvor det er muligt at få fakturaerne bogført med det samme.

 

 

Hvorfor er e-faktura nødvendig?

Mange virksomheder handler i forvejen med det offentlige, derfor er alt det teknologiske benarbejde lavet. Det betyder, at vi kan drage nytte af den allerede eksisterende teknologi og viderebygge den. E-faktura er tidsbesparende for både landmanden og revisoren. Dermed kan tid hidtil brugt på bogføring nu bruges til øget fokus på økonomistyring og opfølgning. 

 

 

Kan alle bruge e-faktura? 

 

Ja, det kræver oprettelse af et landmand.dk login, (DLI-login) og oprettelse af et samtykke i Ø90 systemet, men ellers er der intet, der står i vejen for at benytte sig af e-faktura systemet

 

Hvad skal jeg gøre for at bruge e-faktura?

 

Det eneste, du skal gøre, er at kontakte en DLBR-virksomhed(se vejledning til Tilmelding af leverandør), som vil ordne alt det praktiske. Næste dag vil du kunne gå ned til din lokale Stark, XL-byg eller andre virksomheder, der kan sende e-fakturaer, handle dine varer og få dem faktureret, bogført og betalt ved hjælp af et klik.

For at se en oversigt over de virksomheder som allerede har sendt en e-faktura til os gå inde på denne side.

 

 

Hvordan får jeg hjælp?

Du får hjælp af din e-faktura ansvarlige på din DLBR-virksomhed, som du kan finde her.

 

 

Mine posteringer kommer ikke på de konti de plejer.

 

Fordi vi benytter os af dataoverførsel, har vi kun mulighed for at sætte varer ind på landskonti. Dette betyder, at vi ikke kan tage højde for hvilke konti, der er oprettet på ejendomsniveau. Hvis varen kommer på en forkert konto i forhold til landskontoplanen, hører vi gerne om det. Ellers er det en mulighed at lave individuel dataoverførsel, hvor en ejendomskonto kan tilknyttes.

 

 

E-faktura eller BetalingsService

 

Hvad sker der med betalingen, hvis min leverandør opkræver fakturabeløbet via BetalingsService, og jeg tilmelder mig e-faktura hos denne leverandør?

Der sker typisk det, at du bliver frakoblet BetalingsService, og så skal du selv sørge for betalingen fremover, via e-faktura.

 

 

Hvornår sendes advisering:

 

Advisering til kunden:
Der sendes en adviseringsmail når der er 5 dage til betalingsfristen. Når betalingsfristen er overskredet, sendes ikke længere mails.

Der udover er der mulighed for at vælge, hvornår man vil adviseres i forhold til betalingskvittering: ved fejl i overførsels, ved alle overførsler eller ingen advisering på mail. Indstilling findes under profil.
Adviseringer sendes via e-mail til e-mailadressen, der findes i Ø90 under Personoplysninger > Kundens e-mail adresse og under profil i summax.dk er det muligt at indtaste e-mail. Hvis mailadressen ikke er udfyldt eller samtykket er stoppet/slettet sendes e-mail til o90support@seges.dk.

 

 

Jeg kan ikke se alle mine fakturaer?

 

Hvis du ikke kan se alle dine fakturaer, er det typisk fordi, den normale indstilling kun er at vise fakturaer til betaling:

Der kan ændres i visningen ved at vælge en anden type i dropdown-boksen:

I eksemplet er taget ”Til Bogføring”. Hvis ”Alle” vælges, vises alle fakturaer med sortering på modtagelsesdato.

En anden grund til at fakturaen ikke vise, kan være at fakturadato ikke ligger inden for det angivet dato intervallet. Ret datoerne til og tryk på søg.

  

 

E-faktura med privat markering og rabat kan give forkert moms

 

Hvis en e-faktura bogføres med en privat markering på nogle af varelinjerne og der samtidig var givet en rabat på en af linjerne, kan det give en fejlmoms i ø90. Denne fejlmoms kan opstå, når rabat ikke fremkommer som en varetekst/linje, men hvor rabatten står nederst i e-fakturaen.

 

 

 

Tekster der holdes uden for ens kontering

 

Disse tekster i e-fakturaen holdes uden for ens kontering, for de kommer rigtig ind i forhold til Benchmark:

 

Rente                                  

Renter                                 

Renter debet                           

Rente debitor                           

Rente faktura                          

Renter kredit                          

Renter tilbageført                     

Renteudgifter                          

Renteindtægt                           

Rentegodtgørelse                        

Debitorrente                           

Debitorrenter                          

Debitorrenter kredit                   

Renteomkostning                        

Renter retur                           

Rentetilskrivning                       

Moms                                   

Rente faktura retur                    

Rykkergebyr                            

Fragt                                  

Palle                                  

Paller                                  

EUR-Palle                              

EUR-Palle retur                        

Europa palle                           

Europa palle retur                     

Europapalle                            

Europapalle retur                      

Europapaller                           

Eur paller                             

Eur paller retur                       

Engangspalle                           

Engangspaller                          

 
 
 
 
 

 

Teknik

 

Hvad er OIOUBL?

 

OIOUBL er den type kodning en e-faktura er afsendt i. Det er svært at se noget som helst brugbart i kodningen før dataene løftes af i e-faktura og præsenteres i et helt almindeligt læse layout, så man kan tage stilling til indholdet.

 

Hvad er OCR teknik? (arkiv)

 

 

Teknikken gør sig gældende ved at aflæse data fra et dokument, ligegyldigt hvad det er. Alt hvad der er tekst i filen gøres elektronisk søgbart. Det betyder at du kan søge på et hvilket som helst ord, dato og beløb som findes i fakturaen eller dokumentet.

Denne specielle teknik er et system udviklet af Google.

 

 

Hvordan bliver fakturaerne konteret?

 

 

Når du har trykket bogfør eller bogfør og betal på en faktura, lægges dataene ned i dataoverførsel-maskinen. Her vil den langtidsafprøvede teknik i dataoverførslen, konvertere dataene til posteringer i kasseregistreringen. Posteringerne vil som regel være opdateret i Ø90 dagen efter godkendelsen. 

 

 

Hvor længe bliver mine bilag/fakturaer liggende?

 

 

Dataene bliver liggende lige så lang tid CVR-nummeret er oprettet. Derfor er dataene uafhængige af, om der bliver udarbejdet regnskab i Ø90 eller ej. Se i øvrigt vilkår for anvendelse her 

 

Kan udenlandske fakturaer behandles?

 

E-faktura systemet er via det offentlige unikt for Danmark. Udenlandske valutaer kan ikke behandles direkte i Ø90, fordi der ikke er samspil med daglige valutakurser.

 

 

Det er ikke muligt at logge ud af www.summax.dk

For at logge ud, skal man lukke browseren.

 

Opsætning

 

Hvordan får jeg et DLI login:

 

Kontakt din DLBR-virksomhed.

 

 

Hvis en medarbejder eller en som ikke har et landmand.dk adgang ønsker at tilgå arkivet:
 

Landmanden eller assistenten kan nemt oprette en landmands medarbejdere via portalen. På forsiden inden login er der mulighed for at oprette ny bruger: 

Når der er klikket opret er kontoen oprettet, og kan efterfølgende tilknyttes landmandens arkiv, eller andre tjenester. Feks. adgang til DLG, Danish Agro, Arla Ejernet, Tican.

 

 

Konkursramt summax bruger

 

Summax er koblet op i DLI-systemet med et valideret CVR.nr.. DLI ’spørger’ løbende CVR-registret om alle CVR nr. i DLI er valideret og hvis ikke det er valideret, bliver der lukket for adgangen til Summax. Ved konkurs sker der det, at CVR.nr. overtages af kurator og det betyder, at det ikke længere tilhører den summax bruger som var valideret og man har derfor ikke længere adgang til Summax.

 

 

Hvem kan få adgang til Summax efter konkurs?

 

Kurator skal anmode SEGES om at give adgang til fx landmanden. For at SEGES ikke forbryder os mod konkursreglerne skal anmodningen sammen med kuratorattest tilsendes SEGES, og SEGES vil derefter give landmanden adgang til Summax. Det er kurator der suverænt afgør, hvem der skal have adgang. Oplagte eksempler på brugere der kan have behov for adgang er kurator, kunde og DLBR.

Kurator har jf vores jurister ansvar for, at kunden har adgang til sit materiale 5 år bagud i tid, så det kan kun være i kurators interesse, at kunden får adgang til Summax. Derefter kan man jo så vælge at læse materialet ud og derefter lukke for adgangen igen til Summax, hvis kunden fx ikke længere har tilknytning til DLBR.

 

 

Når jeg printer min e-faktura er teksten meget lille?

 

Hvis du vælger det lille print ikon øverst til venstre, og vælger udskriv, så udskrives med almindelig skriftstørrelse. Den lille skriftstørrelse kommer, hvis du anvender Ctrl+P i vis dialogen.

 

 

Hvordan sender jeg en e-faktura fra fakturamodulet i Ø90?

 

Der skal være CVR-nummer under Generel:

Under e-faktura skal følgende felter være udfyldt:

  • Anvend eFaktura
  • EAN nummer
  • OIOUBL format
  • Attention

 

 

 

Jeg får fejlmeddelelsen
java.lang.NullpointerExeption? 

Hvis du får denne meddelelse:

er problemet som regel, at samtykket endnu ikke er kædet sammen med DLI, at der mangler en uddelegering fra kunden, eller at der mangler validering af CVR-nr. Se denne vejledning for hjælp til validering. 

 

Validering af CVR-nummer:

 

 

 

Før du kan tilgå Summax, skal dit CVR-nummer valideres. Vi er gået over til en ny måde at validere en kundes CVR-nummer. Før var kunderne nødsaget til, at vente på posten med en valideringskode, som skulle tastes inde i landmand.dk før de kunne tilgå fx Summax.

Dette er nu lavet om, således at kunderne nu kan validere sig med Nem ID, og slippe for ventetiden på posten.

For at se flere detaljer omkring den nye valideringsproces bedes du klikke på nedenstående link.

Link til vejledning: Validering med Nem ID.

 

Hvordan sender jeg en faktura via mine økonomisystemer TrueLink, e-Conomic, Aspect4 mv.

 

Der er vejledning til, hvordan afsendere sender e-faktura her.

 

 

Hvordan fjernes uploadapplikationen til arkivet?

 

Det kan være en fordel at afinstallere uploaderen, hvis man er træt af, at den åbner op hver gang computeren startes op.

Hvis man ønsker af afinstallere Uploader, kan man gøre følgende:

Start Kontrolpanel på din maskine og åbn Java under Programmer.

Klik ”View” under Temporary Internet Files
Vælg DLBR Arkiv og Remove

 

Arkiv

 

Hvad er arkivet?

 

 

 

 

 

 

Med det elektroniske arkiv DLBR summax er det muligt helt at slippe for papirerne. Med hensyn til bogføringen vil en stor del af bilagene blive overført elektronisk. Dette omhandler ca. 80 % af bilagene. De resterende 20 % kan ved hjælp af en almindelig scanner og en særlig teknik gøres elektroniske. Det er muligt ved hjælp af en speciel teknik at indscanne alle bilag og påsætte dem ”tags”, som gør dokumenterne levende og søgbare. Dette kan bruges ved alle papir-bilag, uanset hvor gamle de er.

Derudover er det muligt at lave interaktion til Ø90. Det betyder, at alle bilag er tilgængelige ved hjælp af et klik enten fra revisionslisten eller direkte fra kasseregistreringen.

Der er tilknyttet en unik mail-adresse til arkivet (se Hvordan fungerer mail til arkiv vejledning / video). Det betyder, at du kan videresende eller modtage mails med dokumenter direkte til din arkiv indbakke.

 

 

Kan alle bruge arkiv?

 

Ja, arkivet er platformsuafhængigt. Det er dermed ligegyldigt, om du benytter dig af pc, smartphone eller tablet, og hvilken browser du bruger. Du behøver ikke at få lavet dine regnskaber i Ø90, for at drage nytte af arkivets fordele. Dog er der en særlig fordel ved samtidigt at benytte Ø90, da der sker en interaktion imellem de to platforme.

 

 

Hvad koster arkivet?

 

Prisen er individuelt bestemt, efter hvilken DLBR–virksomhed du kontakter. Se de forskellige centre her.

 

 

Hvordan kommer jeg i gang med e-faktura og arkiv?

 

Du kontakter en DLBR-virksomhed se her. De vil derefter sætte systemet op til lige netop dine behov, og du er kørende.

 

 

Sammenkobling mellem Arkiv og e-faktura

 

 

Hvis du både anvender e-faktura og arkiv, er bogføringen og revisionssporet på plads fra start, når posteringerne godkendes og betales. Posteringerne får, når de er overført til bogføringen, påsat et bilagsnummer, samt link til bilaget på arkivet. Med hensyn til varegældsposter bliver der automatisk oprettet mellemregningskonti til hver enkelt leverandør. Denne konto bliver automatisk modregnet når bilaget betales (læs når bankfilen indlæses).

 

 

Hvordan laver man bilagsnumre og hvordan holdes revisionssporet?

Se punktet med "hvad er match og hvordan fungerer det?"

 

 

Hvordan fungerer mail til arkiv?

 

Alle Summax arkiv brugere bliver tildelt deres egen unikke arkiv mailadresse. Den kommer til at bestå af deres CVR-nummer og en 4-cifret editerbar kode @summax.dk. Alle mailadresser er fra start udstyret med koden 1234. Eksempel på Summax arkiv mail 12345678-1234@summax.dk.

Det fungerer på den måde, at de mails, som bliver sendt til summax, vil blive fordelt imellem brugerne hvert hele kvarter. De kommer ind i indbakken, hvor alle vedhæftede filer i mailen og selve mailen, bliver til hver sit dokument i indbakken. Emne feltet fra mailen kommer til at stå i afsender feltet ved alle dokumenterne fra samme mail.

Find vejledningen,
her og videovejledning her.

Med mailløsningen slipper du for at skulle uploade dokumenter. Du kan blot nøjes med at videresende mailen direkte fra din egen indbakke. Mailservicen kører hvert hele kvarter, så det kan godt vare lidt efter mailen er afsendt, til den modtages i arkivet.

 

 

Træk dokumenter direkte fra mail

 

Med nogle mail pogrammer og udbydere er der mulighed for at trække dokumenterne direkte fra mailen over i arkivet med drag and drop funktionen. Understøtter dit mail program eller udbyder ikke denne løsning, skal du gemme dokumentet på din computer, inden du kan overfører dokumentet til arkivet med stifinder, drag and drop eller upload app’en.

 

 

Hvad er match og hvordan fungerer det?

 

Match er den måde, hvorpå vi sikrer os, at revisionssporet er som det skal være. Vi linker posteringerne i regnskabsprogrammet Ø90 til dokumenterne til arkivet. Dette kan gøres på 3 forskellige måder. Se vejledningen her.

Videovejledning HER.:

Match 1:

 

 

Du kigger i arkivet, hvor bilaget har fået tildelt et bilagsnummer. Dette tastes i kasseregistreringen. Herefter skal bilaget linkes til arkivet. Herved har du sammenkædet postering og bilag, og revisionssporet er på plads.

 

Match 2:

 

Ved hjælp af indlæsning af bankdata bliver alle poster fra bankfilen holdt op imod arkivet. Findes der en betalingsdato og beløb som hænger sammen, bliver postering og bilag kædet sammen. Dette sker helt automatisk inden bankfilen overføres. De posteringer, hvorpå der ikke er et bilagsnummer, skal efterfølgende matches manuelt.

 

Match 3:

 

”Find bilag i arkiv” er en dialog, som kan åbnes i Ø90 i forbindelse med konteringen. Det er en fordel at søge på betalingsart i dialogen ”Find” (F5)  før dialogen ”Find bilag i arkiv” aktiveres. Fordi dialogen ellers ikke springer over dataoverførselsposteringer, når der matches og/eller springes til næste. Dialogen viser de bilag der endnu ikke er posteringer på.  Hvis der ikke er et beløb der passer, kan periode, beløb og tekst udvides i søgningen. Når det rigtige dokument er fremsøgt, kan link og bilagsnummer overføres til kasseregistrering ved hjælp af ”Linkr” knappen, og du kan gå til næste postering uden at lukke dialogen.

  
  

 

 

Fejlmeddelelser i forbindelse med Java uploader

 

 

 

Denne fejl skyldes oftest, at der ligger en mappe i en af upload mapperne. En mappe er et ugyldigt format for uploaderen og derfor kommer denne fejl. Fjerner du mappen, vil du kunne forsætte med at uploade.

Denne fejlmeddelelse kommer, hvis dokumentet er åbnet. Når du har lukket dokumentet og lukket fejlmeddelelsen, vil dokumentet blive uploadet.

Hvis du får denne fejlmeddelelse, skyldes det et tegn i navnet på en af filerne, som du forsøger at uploade. (F.eks. æ,ø,å eller andre specialtegn) Det nemmeste er at tømme upload mappen og ligge dem op enkeltvis, for at finde den, som giver fejlen. Når du har fundet filen, skal du bare omdøbe den og den kan uploades.


En anden fejlmeddelelse kan være, fordi der ikke kan uploades dokumenter større end 20 mb. 

 

 

Hvordan får jeg mine eksisterende papirbilag ind i arkivet?

 

 

Du kan ved hjælp af upload-applikationen scanne dine bilag ind med din egen scanner. Vi anbefaler en indstilling som er minimum 300x300 dpi. Sort/Hvid. Højere dpi giver naturligvis et bedre resultat, men 300x300 er acceptabelt. 

 

 

Hvordan får jeg mine egne fakturaer ind i arkivet fra Ø90?

 

Fakturaer enkeltvis

 

Du har mulighed for at eksportere din Ø90 faktura direkte ned i upload mappen og på den måde ind i summax.

Mange fakturaer
Da faktura lavet i ø90 har sin helt egen bilagsserie, er det ikke nødvendigt at have en faktura siddende som bilag sammen med betalingen. Et alternativ kan derfor være, at man ikke tager fakturaerne med i arkiv som regnskabsbilag og linker til dem.

De er som udgangspunkt at finde i faktura delen i ø90, hvor man kan se dem og søge i dem. Dog er det en god ide at have alle bilagene i arkivet, så man har dem hvis man f.eks. afmelder ø90, da man jo stadig skal gemme en kopi.

Vi foreslår at der sendes en samlet fil til økonomi-mappen i arkivet. Enten pr. år eller pr. kvartal. På denne måde er de gemt, og man glemmer dem ikke i en ophørssituation.

Proceduren er følgende:
Stå i Ø90 Fakturering og søg f.eks. alle faktura fra for 1 kvartal 2015. Vælg herefter ”Rediger” og ”Marker alle”: 

Vælg udskriv og vælg PDFCreator i stedet for en printer og tryk ok:

Der laves nu en fil for hver faktura, men vælger man ”Vent – Saml” får man mulighed for at samle det til 1 fil:

Under ”Dokument” vælges ”Sammenføj alle” og herefter Udskriv (4 ikon fra venstre) og ”Gem”.

Når du har gemt dine fakturaer ned på din computer, kan du uploade dem til arkivet på helt normal vis med stifinder, drag and drop eller via mail. Det er også muligt at gemme dokumentet direkte i upload app’en.

 

 

E-faktura som betales via kontoudtog

 

E-fakturaer der er betalt via et kontoudtog (dette er ikke best practice).

Som udgangspunkt anbefales det IKKE at betale e-fakturaer via et kontoudtog.

Hvis e-fakturaer er betalt via et kontoudtog, skal posteringen deles ud på hver enkelt e-faktura i kasseregistrering, så der ikke ligger dokumenter i regnskabsbilagsmappen, der ikke er linkede. Hvis ikke alle dokumenter linkes, vil de blive ved med at blive vist under ”klar til link”.

 

 

Hvordan skriver du kommentarer på bilag?

 

 

 

Se vejledning

Kommentar til dokument i summax skrives her:

 

 

I ”Klar til link” kan der stå kreditnotar, men disse kan ikke fremsøges i kasseregistreringen

 

Der skal en manuel arbejdsgang til hvis kreditnotaer som er kommet som e-faktura skal kunne fremsøges og linkes i kasseregistreringen. Hvis betalingsdatoen bliver rettet til at ligge i samme måned som kreditnotaen er kommet, bliver det muligt at fremsøge bilaget vha. ”Find bilag i arkiv” dialogen.

 

 

Fritekstsøgning

 

Det er kun muligt at fritekstsøge når visningen ”Alle” er valgt.

 

 

 

Print af PDF kan blive blanke

 

 

Hvis du printer en PDF fra e-arkivet med print knappen, bliver udskriften blank i nogle tilfælde.

 

Får du vist værktøjslinjen på PDF’en, kan du bruge knappen her til at udskrive uden problemer.

 

Se en guide´til at få vist værktøjslinjen på PDF’en. .

 

 

”Vis dokument” rykker uden for skærmbilledet

 

Ved forsøg på at flytte ”Vis dokument” boksen med mus, kan de øverste knapper ikke tilgås.

Er der schroll’et helt ned i bunden af arkivet og et dokument åbnes og vinduet derefter forsøges at gøres større, hopper vinduet helt op i toppen og knapperne kan ikke tilgås.

 

Anbefaling: Anvend ”Esc” for at komme retur til arkivet, opdatere siden(F5) og vinduet vises normalt igen.

 

 

Forkert visning af mappeindhold

 

 

Har du en oplevelse af, at du får vist forkerte dokumenter i dine arkivmapper, fx alle dokumenterne er synlige i alle arkivmapperne. Det skyldes formentlig, at du har haft lavet en kolonne søgning inden. Vi oplever kolonne søgning kan have svært ved at ”glemme” søge resultatet ved skift imellem arkivmapper og i kombination med andre typer af søgning.

 

Vi anbefaler, at du bruger ”F5” til at opfriske siden og derved få vist det rigtige indhold i arkivmappen igen.

 

 

Upload via drag and drop virker ikke i Internet Explorer 8, 9 og 10

 

Funktionen virker nu i IE 10 ved at have fokus på lige netop upload-knappen.

 

   
   

 

Sidst ændret 24-09-2018